Coffee lines
La pantalla Coffee lines es donde controlas tus existencias de café verde. Está organizada en tres niveles: Coffee Lines, Lots y Warehouses. Los Warehouses se gestionan en Settings → Warehouses.
Ábrela desde Coffee lines en la barra lateral o pulsa G y C. Antes de Rostoc 0.4.6, esta pantalla se llamaba Greens.
Buscar café
Sección titulada «Buscar café»Sobre la tabla, cinco Settings preestablecidos reducen la lista para responder a una pregunta cada vez:
| Ajuste preestablecido | Muestra |
|---|---|
| At Risk | Coffee Lines cuyo agotamiento estimado está lo bastante cerca como para actuar |
| In Use | Coffee Lines de los que estás tostando ahora mismo |
| Low Stock | Coffee Lines por debajo del umbral de existencias bajas que hayas definido |
| By Warehouse | Coffee Lines con existencias en el Warehouse que elijas |
| Oldest | La lista completa, con el Coffee Line más antiguo primero |
Search coffee lines busca por nombre, país, proceso, variedad y productor. Los menús Status, Country y Process permiten limitar aún más los resultados. Todo, excepto Oldest, se ordena por urgencia: lo que se agotará antes aparece arriba.
Scan, en el menú … situado en el extremo derecho del encabezado de la página, abre el escáner. Así, un lector de códigos de barras o una etiqueta escaneada te lleva directamente al Lot al que pertenece. Consulta Labels and codes.
Coffee Lines
Sección titulada «Coffee Lines»Un Coffee Line es una categoría de café que tuestas de forma habitual, por ejemplo, «Ethiopia Yirgacheffe Washed» o «Brazil Natural». Agrupa todos los Lots que has recibido para ese mismo propósito a lo largo del tiempo, para que puedas controlar las existencias y comparar Batches de distintas entregas.
Crear un Coffee Line
Sección titulada «Crear un Coffee Line»Haz clic en Create Coffee Line y completa lo siguiente:
| Campo | Significado |
|---|---|
| Name | Etiqueta breve y reconocible (obligatorio) |
| Country | País de origen (obligatorio) |
| Region | Región de cultivo dentro del país (p. ej., Yirgacheffe) |
| Producer/Farm | Nombre del productor o de la finca |
| Variety | Variedad de café (p. ej., Heirloom, Gesha) |
| Process | Método de procesamiento (p. ej., Washed, Natural, Honey) |
| Altitude (m) | Altitud de cultivo en metros |
| Supplier | Importador o intermediario de café verde |
| Low Stock Threshold (kg) | Por debajo de este peso, el Coffee Line aparece como Low stock en el menú Status y en el ajuste Low Stock |
| Sensorial Notes | Perfil de sabor, descripción de catación o cualquier contexto sensorial |
Existencias de un vistazo
Sección titulada «Existencias de un vistazo»Cada fila de la tabla muestra las existencias del Coffee Line, el tiempo estimado hasta agotarlo en semanas según el uso reciente, cuánto has tostado de él y su última actividad. El color de la estimación cambia cuando se acerca el agotamiento. Cuando el Coffee Line tiene café en camino, una frase bajo la estimación indica cuándo llega, por ejemplo 60 kg on order, arrives 28 Oct 2026, before run-out; la página del propio Coffee Line muestra la misma frase bajo su estimación.
Abre un Coffee Line para consultar sus existencias disponibles, el Lot en uso, sus Lots y su estimación de agotamiento, junto con un gráfico del flujo de existencias y transacciones de todos sus Lots.
Editar, añadir un Lot o archivar
Sección titulada «Editar, añadir un Lot o archivar»Haz clic en una fila para abrir el Coffee Line. El menú … al final de cada fila contiene Add Order, Add lot, Edit coffee line y Archive, el mismo menú que tiene el Coffee Line en Inicio y en Inventory. Add Order abre un pedido nuevo para ese café sin salir de la lista. En la página del propio Coffee Line, Add Order es el botón principal y el resto está en su menú …. Archivar oculta de la lista un Coffee Line que ya no compras. Si sus Lots aún tienen stock, el diálogo indica cuánto y pregunta qué pasa con los Remaining lots: Keep in inventory los deja como están; Finish termina cada Lot en cero con el motivo que elijas, y las filas de cierre aparecen en la página Due diligence de Inventory.
Archivado es un estado: elige Archived (o All) en el menú Status para verlos, y la columna Status dice Archived. Los demás estados son Active (el predeterminado, todos los que no están archivados), In stock, Low stock y Out of stock. Para recuperar un Coffee Line, elige Restore en el menú … de su fila o en su página, donde Restore sustituye a Add Order mientras está archivado. Los Lots terminados al archivarlo siguen terminados; reabre uno desde la página del Lot.
Un Lot es una entrega o compra específica dentro de un Coffee Line. Haz clic en un Coffee Line para abrir su vista detallada y consultar todos sus Lots.
Buscar un Lot
Sección titulada «Buscar un Lot»Sobre los Lots de un Coffee Line, Search lots busca por código del Lot, factura, clasificación, año de cosecha y notas. El menú Status limita la lista a In Stock, Arrived, In Transit, Ordered o Finished. Si tienes más de un Warehouse, el menú Warehouse muestra los Lots de uno de ellos. Clear Filters vuelve a mostrar la lista completa.
Los Lots con estado Finished permanecen ocultos hasta que actives Show finished lots. En una lista larga aparecen más Lots al desplazarte.
Añadir un Lot
Sección titulada «Añadir un Lot»Dentro de un Coffee Line, abre el menú … junto a Add Order y elige Add lot. Cada Lot recibe un código generado automáticamente que puedes consultar en todo Rostoc. También puedes imprimir ese código en una etiqueta para el saco en el que llegó.
Basic details
| Campo | Significado |
|---|---|
| Initial Weight (kg) | Peso total de café verde recibido (obligatorio; no se puede cambiar después: usa los Settings de existencias) |
| Purchase Date | Fecha en que encargaste o compraste el café |
| Arrival Date | Fecha en que llegó el café a tu tostadero |
| Cost per kg | Coste del café verde por kilogramo, en la moneda que pagaste. Un Lot nuevo comienza con el último precio pagado por ese Coffee Line. |
| Warehouse | Ubicación de almacenamiento de este Lot. Para cambiarla después, mueve el Lot. |
| Notes | Notas adicionales sobre la entrega |
Quality control
| Campo | Significado |
|---|---|
| Crop Year | Año de cosecha (p. ej., 2024) |
| Grade | Clasificación de calidad (p. ej., SHB, EP) |
| Screen Size | Rango de tamaño de criba (p. ej., 15-18) |
| Moisture (%) | Porcentaje de humedad |
| Water Activity (aw) | Lectura de actividad del agua |
| Density (g/mL) | Densidad del grano |
El Lot en uso
Sección titulada «El Lot en uso»El icono de estrella marca el Lot del que estás tostando actualmente. Rostoc lo mantiene actualizado automáticamente: tostar desde un Lot lo convierte en el Lot en uso. Cuando un Coffee Line tiene exactamente un Lot, no hay nada que elegir. Marcar un Lot manualmente sirve para cuando mueves un saco nuevo del almacén al tostadero antes de su primer tueste. Al marcarlo, se quita la estrella del anterior en ese Coffee Line y no se modifica tu historial de tueste ni tus existencias.
Al preparar un tueste, Rostoc preselecciona el Lot en uso. Si varios Lots aún no tienen historial, te pregunta en lugar de adivinar.
Pedir café verde
Sección titulada «Pedir café verde»Cuando un café está a punto de agotarse, puedes pedir la siguiente entrega sin salir de su página. Add Order en el Coffee Line crea un pedido con la cantidad, el precio (completado con el de tu último Lot), el proveedor, una fecha de llegada prevista y un enlace de seguimiento. Los pedidos abiertos aparecen en la sección Incoming del Coffee Line hasta que llegan; haz clic en uno para abrir la página del pedido. Los pedidos recibidos y cancelados pasan a la lista Orders, más abajo en la página.
Un pedido avanza según lo que ocurre realmente: Draft mientras lo decides, On order después de confirmarlo (la factura está pagada) y Received cuando llega el café. El menú … de cada pedido abierto contiene Confirm (en un borrador), Receive, Edit y Cancel order. Puedes cancelar un borrador o un pedido que aún no haya llegado en cualquier momento. Rostoc te pide confirmación, porque un pedido cancelado no se puede reabrir. Al cancelar un pedido confirmado, Rostoc pregunta por qué: Supplier could not deliver, Ordered by mistake, Bought elsewhere, Price or terms changed, No longer needed u Other con tus propias palabras. El motivo queda en el historial del pedido. Un pedido recibido es permanente, ya que sus Lots pasan a ser tus registros de existencias.
Receiving es el proceso por el que un pedido se convierte en Lots. Introduce los pesos tal como llegaron: dos sacos de 60 kg y uno de 30 kg pueden ser tres filas o dos, como prefieras controlarlos. Cada fila se convierte en un Lot con el precio y la referencia de factura del pedido ya incluidos y vinculados al pedido. El total recibido no tiene que coincidir con la cantidad pedida: cuenta lo que llegó. Bajo las filas, Rostoc suma lo que has introducido y lo compara con lo que pediste, por ejemplo 118.5 kg entered of 120 kg ordered y 1.5 kg less than ordered, para que una entrega corta se vea con claridad antes de guardar.
Finalizar un Lot
Sección titulada «Finalizar un Lot»Cuando un Lot se ha agotado o dejas de tostar con él, elige Finish en su menú …. Un Lot finalizado muestra cero. Deja de ser el Lot en uso, no se ofrece al elegir un Lot para un tueste y el Coffee Line lo oculta salvo que actives Show finished lots.
Si el Lot todavía muestra existencias, Rostoc pregunta por qué antes de finalizarlo. El diálogo indica lo que registrará, por ejemplo: «still holds 12.57 kg. Finishing records -12.57 kg so it reads zero». Elige un motivo. Si se ha tostado más café del que contenía el Lot, la fila será positiva. Una diferencia de 100 g o menos es habitual al final de un Lot, por lo que Bag-end difference ya aparece seleccionada. Un Lot que ya muestra cero se finaliza de inmediato, sin preguntas.
Los motivos para finalizar son:
- Bag-end difference
- Entered by mistake
- Count or weighing
- Sample or loss
- Roast not recorded in Rostoc
- Other — indica con tus propias palabras qué ocurrió
Haz clic en Finish lot para confirmar. La fila aparece en el historial del Lot como Closed, con el motivo al lado.
Cerrar un Lot finalizado
Sección titulada «Cerrar un Lot finalizado»Un tueste todavía puede registrarse en un Lot después de finalizarlo, por ejemplo, si se registró en otro ordenador antes de que recibiera la información de la finalización. Rostoc conserva el tueste. Su fila muestra Roasted after finish y el Lot queda por debajo de cero.
Cuando un Lot finalizado ya no muestra cero, su menú … ofrece Close out. Te pide un motivo, como Finish, y registra la fila que devuelve el Lot a cero. El Lot permanece finalizado.
Reabrir un Lot
Sección titulada «Reabrir un Lot»Elige Reopen en el menú … de un Lot finalizado para volver a usarlo. Reabrir deshace las filas que lo cerraron, por lo que el Lot recupera las existencias que tenía antes de finalizarlo. Cada fila deshecha aparece como Reopened en el historial. El Lot vuelve a estar en stock o en existencias bajas si está por debajo del umbral de su Coffee Line. Un Lot que se reabre con cero o menos permanece abierto para que puedas ajustarlo.
Un Lot finalizado no se puede ajustar, dividir ni mover. Primero debes reabrirlo.
Settings de existencias
Sección titulada «Settings de existencias»Rostoc registra automáticamente el consumo cuando se registran Batches. Si necesitas corregir las existencias, por ejemplo, después de un recuento físico o una pérdida, abre el menú … del Lot, al final de su fila o en el extremo derecho del encabezado de la página del Lot, y elige Adjust stock.
Introduce las New Stock que debería mostrar el Lot o el Weight Change como un número positivo o negativo. Rostoc completa el otro valor. Después, elige un Reason:
- Roast not recorded in Rostoc
- Entered by mistake
- Count or weighing
- Sample or loss
- New delivery — una entrega nueva se puede rastrear mejor como un Lot propio, por lo que Rostoc ofrece Add a lot instead
- Moved to another lot — mover café entre Lots es una división, por lo que Rostoc ofrece Use split instead
- Other — indica con tus propias palabras qué ocurrió
Details es opcional para los demás motivos. Haz clic en Apply. La fila aparece en el historial de existencias como Adjustment, con el motivo y tus palabras al lado, por ejemplo, «Count or weighing · Recounted».
Dividir un Lot
Sección titulada «Dividir un Lot»La división de Lots permite mover parte de las existencias de un Lot a un Lot nuevo o existente. Elige Split stock en el menú … de un Lot, introduce el peso que quieres dividir en kg, elige un destino, añade un motivo opcional y confirma.
Puedes dividirlo en un New lot en un Warehouse o en un Existing lot. Rostoc registra ambos lados: una fila de salida en el Lot de origen y una fila de entrada en el Lot de destino. Ambas muestran Transfer, con un enlace al otro Lot (→ en el origen y ← en el destino).
Usa esta opción para enviar parte de una entrega a otro Warehouse, separar existencias para tuestes de muestra o redistribuir café verde entre Lots.
Mover un Lot a otro Warehouse
Sección titulada «Mover un Lot a otro Warehouse»Para mover un Lot completo, elige Move to another warehouse en su menú …, selecciona el Warehouse en Move to y haz clic en Move lot. Sus existencias no cambian y el historial registra el movimiento como Moved.
Move to another warehouse aparece cuando tienes más de un Warehouse y solo para un Lot que no esté finalizado. Edit Lot muestra el Warehouse del Lot, pero no lo cambia: la única forma de cambiarlo es moverlo.
Historial de existencias
Sección titulada «Historial de existencias»La tabla del historial de transacciones muestra cada evento que cambió el nivel de existencias de un Lot, con su tipo:
| Tipo | Significado |
|---|---|
| Receipt | Entrada inicial de existencias al crear el Lot |
| Roast | Consumo registrado desde un Batch |
| Roasted after finish | Tueste registrado en el Lot después de finalizarlo |
| Adjustment | Corrección manual aplicada mediante Adjust stock |
| Closed | Fila que devolvió el Lot a cero al finalizarlo o cerrarlo |
| Reopened | Fila de cierre deshecha al reabrir el Lot |
| Transfer | Existencias movidas hacia o desde otro Lot mediante una división, con un enlace al otro Lot |
| Moved | Lot movido a otro Warehouse; sus existencias no cambian |
| Reversal | Consumo de un tueste devuelto, por ejemplo, al corregir qué Lot utilizó |
La columna Reason muestra lo que elegiste y lo que escribiste. Las filas registradas antes de que existieran los motivos muestran el texto tal como se escribió.
Así tienes un registro de auditoría completo de cómo han cambiado las existencias con el tiempo.
Importar desde una hoja de cálculo
Sección titulada «Importar desde una hoja de cálculo»Si ya controlas tus cafés verdes en una hoja de cálculo, puedes importarlos directamente en lugar de añadir Coffee Lines y Lots manualmente.
Haz clic en Import File en la pantalla Coffee lines para abrir el asistente de importación. Te guía por cuatro pasos:
- Pick file — selecciona un archivo CSV, XLS o XLSX de tu ordenador.
- Map columns — relaciona los encabezados de las columnas de tu archivo con los campos de Rostoc. Hay un ajuste Cropster preset disponible si tu archivo se exportó desde Cropster.
- Preview — revisa los datos analizados antes de guardar nada. Las filas con errores aparecen marcadas.
- Import — Rostoc crea Coffee Lines y Lots a partir de los datos relacionados.
Rostoc compara cada fila con los Coffee Lines que ya tienes: usa el ID de origen del archivo si existe; de lo contrario, combina nombre, país y proceso. Si vuelves a ejecutar el mismo archivo, actualiza los datos existentes en lugar de duplicarlos.
Warehouses
Sección titulada «Warehouses»Los Warehouses son ubicaciones físicas o lógicas de almacenamiento que quieres controlar, por ejemplo, «Main Store» o «Sample Room». Se gestionan en Settings → Warehouses.
Añadir un Warehouse
Sección titulada «Añadir un Warehouse»Ve a Settings → Warehouses, haz clic en Add Warehouse y asígnale un nombre. Cuando se crea, aparece como opción al añadir, dividir o mover un Lot.
Los Warehouses te ayudan a saber no solo cuánto tienes, sino también dónde está.
Eliminar un Warehouse
Sección titulada «Eliminar un Warehouse»Cuando eliminas un Warehouse que contiene Lots, Rostoc te informa primero de cuántos hay, por ejemplo: «3 lots in Main Store will no longer have a warehouse». Los Lots se conservan, junto con sus existencias e historial, pero dejan de tener un Warehouse.