Coffee lines
Layar Coffee lines digunakan untuk melacak stok kopi hijau Anda. Layar ini memiliki tiga tingkat: Coffee Lines, Lots, dan Warehouses. Warehouse dikelola melalui Settings → Warehouses.
Buka dari Coffee lines di sidebar, atau tekan G lalu C. Sebelum Rostoc 0.4.6, layar ini bernama Greens.
Menemukan kopi
Section titled “Menemukan kopi”Di atas tabel, lima preset mempersempit daftar berdasarkan kebutuhan tertentu:
| Preset | Menampilkan |
|---|---|
| At Risk | Coffee Lines yang perkiraan kehabisannya sudah dekat |
| In Use | Coffee Lines yang sedang Anda gunakan untuk roasting |
| Low Stock | Coffee Lines di bawah ambang stok rendah yang Anda tetapkan |
| By Warehouse | Coffee Lines yang stoknya berada di Warehouse pilihan Anda |
| Oldest | Seluruh daftar, dengan Coffee Line tertua di urutan pertama |
Search coffee lines mencocokkan nama, negara, proses, varietas, dan produsen. Menu Status, Country, dan Process mempersempit hasilnya. Semua pilihan selain Oldest diurutkan berdasarkan urgensi: yang paling cepat habis berada di atas.
Scan dalam menu … di ujung kanan header halaman membuka pemindai. Pemindai barcode atau label yang dipindai akan langsung membawa Anda ke Lot terkait. Lihat Labels and codes.
Coffee Lines
Section titled “Coffee Lines”Coffee Line adalah kategori kopi yang Anda roasting secara berkelanjutan—misalnya, “Ethiopia Yirgacheffe Washed” atau “Brazil Natural”. Coffee Line mengelompokkan semua Lots yang diterima untuk tujuan yang sama, sehingga Anda dapat melacak stok dan membandingkan Batch dari berbagai pengiriman.
Membuat Coffee Line
Section titled “Membuat Coffee Line”Klik Create Coffee Line, lalu isi:
| Field | Artinya |
|---|---|
| Name | Label singkat yang mudah dikenali (wajib) |
| Country | Negara asal (wajib) |
| Region | Wilayah penanaman di negara tersebut (misalnya Yirgacheffe) |
| Producer/Farm | Nama produsen atau kebun |
| Variety | Varietas kopi (misalnya Heirloom, Gesha) |
| Process | Metode proses (misalnya Washed, Natural, Honey) |
| Altitude (m) | Ketinggian penanaman dalam meter |
| Supplier | Importir atau broker kopi hijau Anda |
| Low Stock Threshold (kg) | Di bawah berat ini, Coffee Line dianggap Low stock pada menu Status dan preset Low Stock |
| Sensorial Notes | Profil rasa, deskripsi cupping, atau konteks tasting lainnya |
Ringkasan stok
Section titled “Ringkasan stok”Setiap baris tabel menampilkan stok Coffee Line, perkiraan waktu habis dalam
minggu berdasarkan penggunaan terbaru, jumlah yang telah di-roasting, dan
aktivitas terakhir. Warna perkiraan waktu habis berubah ketika stok mendekati
habis. Jika Coffee Line memiliki kopi yang sedang dipesan, sebuah kalimat di bawah
perkiraan waktu habis menyebutkan kapan kopi itu tiba, misalnya 60 kg on order, arrives 28 Oct 2026, before run-out; halaman Coffee Line sendiri menampilkan
kalimat yang sama di bawah perkiraan waktu habisnya.
Buka Coffee Line untuk melihat stok yang tersedia, Lot yang sedang digunakan, semua Lots, serta perkiraan waktu habis dengan grafik stok dan alur transaksi semua Lots.
Mengedit, menambahkan Lot, atau mengarsipkan
Section titled “Mengedit, menambahkan Lot, atau mengarsipkan”Klik baris untuk membuka Coffee Line. Menu … di akhir setiap baris berisi Add Order, Add lot, Edit coffee line, dan Archive, menu yang sama dengan yang dimiliki Coffee Line di Beranda dan di Inventory. Add Order membuka pesanan baru untuk kopi itu tanpa meninggalkan daftar. Pada halaman Coffee Line sendiri, Add Order adalah tombol utama dan sisanya ada di menu …. Pengarsipan menyembunyikan Coffee Line yang tidak lagi Anda beli dari daftar. Jika Lots-nya masih memiliki stok, dialog menyebutkan jumlahnya dan menanyakan apa yang terjadi pada Remaining lots: Keep in inventory membiarkannya apa adanya; Finish menyelesaikan setiap Lot ke nol dengan alasan yang Anda pilih, dan baris penutupnya tercantum di halaman Due diligence Inventory.
Diarsipkan adalah sebuah status: pilih Archived (atau All) pada menu Status untuk melihatnya, dan kolom Status bertuliskan Archived. Status lainnya adalah Active (bawaan, semua yang tidak diarsipkan), In stock, Low stock, dan Out of stock. Untuk mengembalikan Coffee Line, pilih Restore dari menu … pada barisnya atau di halamannya, tempat Restore menggantikan Add Order selama diarsipkan. Lots yang diselesaikan saat diarsipkan tetap selesai; buka kembali dari halaman Lot-nya.
Lot adalah pengiriman atau pembelian tertentu di bawah sebuah Coffee Line. Klik Coffee Line untuk membuka detailnya dan melihat semua Lots.
Menemukan Lot
Section titled “Menemukan Lot”Di atas daftar Lots sebuah Coffee Line, Search lots mencocokkan kode lot, faktur, grade, tahun panen, dan catatan. Menu Status mempersempit daftar ke In Stock, Arrived, In Transit, Ordered, atau Finished. Jika Anda memiliki lebih dari satu Warehouse, menu Warehouse menampilkan Lots di salah satunya. Clear Filters menampilkan kembali seluruh daftar.
Lot berstatus Finished tetap tersembunyi sampai Anda mengaktifkan Show finished lots. Pada daftar panjang, scroll untuk menampilkan lebih banyak Lots.
Menambahkan Lot
Section titled “Menambahkan Lot”Di dalam Coffee Line, buka menu … di samping Add Order lalu pilih Add lot. Setiap Lot mendapat kode lot yang dibuat otomatis dan dapat digunakan di seluruh Rostoc. Kode ini juga dapat dicetak pada label untuk karung tempat kopi tersebut tiba.
Basic details
| Field | Artinya |
|---|---|
| Initial Weight (kg) | Total berat kopi hijau yang diterima (wajib; tidak dapat diubah—gunakan penyesuaian stok) |
| Purchase Date | Tanggal kopi dipesan atau dibeli |
| Arrival Date | Tanggal kopi tiba di roastery |
| Cost per kg | Biaya kopi hijau per kilogram, dalam mata uang yang Anda bayarkan. Lot baru dimulai dari harga terakhir Coffee Line ini. |
| Warehouse | Lokasi penyimpanan Lot ini. Untuk mengubahnya nanti, pindahkan Lot. |
| Notes | Catatan tambahan tentang pengiriman |
Quality control
| Field | Artinya |
|---|---|
| Crop Year | Tahun panen (misalnya 2024) |
| Grade | Grade kualitas (misalnya SHB, EP) |
| Screen Size | Rentang ukuran screen (misalnya 15-18) |
| Moisture (%) | Persentase kadar air |
| Water Activity (aw) | Nilai aktivitas air |
| Density (g/mL) | Densitas biji |
Lot yang sedang digunakan
Section titled “Lot yang sedang digunakan”Ikon bintang menandai Lot yang sedang Anda gunakan untuk roasting. Rostoc memperbaruinya secara otomatis: roasting dari sebuah Lot menjadikannya Lot yang digunakan. Jika Coffee Line hanya memiliki satu Lot, tidak ada pilihan yang perlu dibuat. Penandaan manual digunakan ketika Anda memindahkan karung baru dari penyimpanan ke roastery sebelum roasting pertama. Memberi bintang pada Lot akan menghapus tanda bintang dari Lot sebelumnya pada Coffee Line tersebut, tanpa mengubah riwayat roasting atau stok.
Saat menyiapkan roasting, Rostoc memilih Lot yang sedang digunakan terlebih dahulu. Jika beberapa Lots belum memiliki riwayat, Rostoc akan meminta Anda memilihnya.
Memesan kopi hijau
Section titled “Memesan kopi hijau”Saat stok kopi menipis, pesan pengiriman berikutnya tanpa meninggalkan halamannya. Add Order pada Coffee Line membuat pesanan dengan jumlah, harga (terisi dari Lot terbaru), supplier, tanggal tiba yang diharapkan, dan tautan pelacakan. Pesanan terbuka muncul di bagian Incoming pada Coffee Line sampai tiba; klik salah satunya untuk membuka halaman pesanan. Pesanan yang diterima atau dibatalkan berpindah ke daftar Orders di bagian bawah halaman.
Pesanan berubah status berdasarkan kejadian aktual: Draft saat Anda masih memutuskan, On order setelah dikonfirmasi (faktur telah dibayar), dan Received saat kopi tiba. Menu … setiap pesanan terbuka berisi Confirm (untuk draft), Receive, Edit, dan Cancel order. Anda dapat membatalkan draft atau pesanan yang belum tiba kapan saja. Rostoc akan meminta konfirmasi karena pesanan yang dibatalkan tidak dapat dibuka kembali. Membatalkan pesanan yang sudah dikonfirmasi menanyakan alasannya: Supplier could not deliver, Ordered by mistake, Bought elsewhere, Price or terms changed, No longer needed, atau Other dengan kata-kata Anda sendiri. Alasan tersebut tersimpan dalam riwayat pesanan. Pesanan yang telah diterima bersifat permanen karena Lots-nya kini menjadi catatan stok Anda.
Receiving adalah proses mengubah pesanan menjadi Lots. Masukkan berat sesuai
yang tiba. Dua karung 60 kg dan satu karung 30 kg dapat menjadi tiga baris, atau
dua baris, sesuai cara pelacakan Anda. Setiap baris menjadi Lot dengan harga dan
referensi faktur pesanan yang sudah terisi serta terhubung ke pesanan. Total yang
diterima tidak harus sama dengan jumlah yang dipesan: jumlah yang tiba itulah yang
dicatat. Di bawah baris-baris tersebut, Rostoc menjumlahkan apa yang Anda masukkan
dibandingkan dengan apa yang dipesan, misalnya 118.5 kg entered of 120 kg ordered dan 1.5 kg less than ordered, sehingga pengiriman yang kurang terlihat
jelas sebelum Anda menyimpan.
Menyelesaikan Lot
Section titled “Menyelesaikan Lot”Saat Lot habis atau Anda berhenti melakukan roasting dari Lot tersebut, pilih Finish dari menu … Lot. Lot yang selesai menampilkan nol. Lot tersebut tidak lagi menjadi Lot yang digunakan, tidak ditawarkan saat memilih Lot untuk roasting, dan disembunyikan dari Coffee Line kecuali Anda mengaktifkan Show finished lots.
Jika Lot masih menunjukkan stok, Rostoc akan menanyakan alasannya sebelum menyelesaikannya. Dialog menampilkan catatan yang akan dibuat—misalnya, “still holds 12.57 kg. Finishing records -12.57 kg so it reads zero”—lalu Anda memilih alasannya. Jika jumlah yang di-roasting melebihi stok Lot, barisnya menjadi positif. Selisih 100 g atau kurang merupakan hal biasa di akhir Lot, sehingga Bag-end difference sudah dipilih. Lot yang sudah menunjukkan nol langsung selesai tanpa pertanyaan.
Alasan penyelesaian Lot:
- Bag-end difference
- Entered by mistake
- Count or weighing
- Sample or loss
- Roast not recorded in Rostoc
- Other — jelaskan dengan kata-kata Anda sendiri
Klik Finish lot untuk mengonfirmasi. Baris tersebut muncul dalam riwayat Lot sebagai Closed, dengan alasan Anda di sampingnya.
Menutup Lot yang sudah selesai
Section titled “Menutup Lot yang sudah selesai”Roasting masih dapat tercatat pada Lot setelah Anda menyelesaikannya—misalnya, roasting yang direkam di komputer lain sebelum menerima informasi penyelesaian. Rostoc tetap menyimpan roasting tersebut. Barisnya menampilkan Roasted after finish, dan Lot menunjukkan nilai di bawah nol.
Saat Lot yang selesai tidak lagi menunjukkan nol, menu … menyediakan Close out. Rostoc meminta alasan seperti pada Finish, lalu mencatat baris yang mengembalikan Lot ke nol. Lot tetap berstatus selesai.
Membuka kembali Lot
Section titled “Membuka kembali Lot”Pilih Reopen dari menu … Lot yang selesai untuk menggunakannya kembali. Reopening membatalkan baris yang menutup Lot, sehingga stok Lot kembali seperti sebelum diselesaikan. Setiap baris yang dibatalkan bertanda Reopened dalam riwayat. Lot kembali berstatus tersedia, atau low stock jika berada di bawah ambang Coffee Line-nya. Lot yang dibuka kembali dengan nilai nol atau kurang tetap terbuka agar dapat disesuaikan.
Lot yang selesai tidak dapat disesuaikan, dipecah, atau dipindahkan. Buka kembali terlebih dahulu.
Penyesuaian stok
Section titled “Penyesuaian stok”Rostoc melacak konsumsi secara otomatis saat Batches dicatat. Jika perlu memperbaiki stok, misalnya setelah penghitungan fisik atau kehilangan, buka menu … Lot—di akhir barisnya atau di ujung kanan header halaman Lot—lalu pilih Adjust stock.
Masukkan New Stock yang seharusnya tercatat pada Lot, atau Weight Change sebagai angka positif atau negatif. Rostoc mengisi nilai lainnya. Kemudian pilih Reason:
- Roast not recorded in Rostoc
- Entered by mistake
- Count or weighing
- Sample or loss
- New delivery — pengiriman baru lebih mudah dilacak sebagai Lot tersendiri, sehingga Rostoc menawarkan Add a lot instead
- Moved to another lot — pemindahan kopi antar-Lots adalah pemecahan, sehingga Rostoc menawarkan Use split instead
- Other — jelaskan dengan kata-kata Anda sendiri
Details bersifat opsional untuk alasan lainnya. Klik Apply. Baris tersebut muncul dalam riwayat stok sebagai Adjustment, bersama alasan dan catatan Anda, misalnya, “Count or weighing · Recounted”.
Memecah Lot
Section titled “Memecah Lot”Pemecahan Lot memungkinkan Anda memindahkan sebagian stok Lot ke Lot baru atau Lot yang sudah ada. Pilih Split stock dari menu … Lot, masukkan berat yang akan dipecah dalam kg, pilih tujuan, tambahkan alasan opsional, lalu konfirmasi.
Anda dapat memecah stok ke New lot di Warehouse atau ke Existing lot. Rostoc mencatat kedua sisi: baris keluar pada Lot sumber dan baris masuk pada Lot tujuan. Keduanya bertanda Transfer, dengan tautan ke Lot lainnya (→ pada sumber, ← pada tujuan).
Gunakan ini untuk mengirim sebagian pengiriman ke Warehouse lain, menyisihkan stok untuk sample roasting, atau mendistribusikan kembali kopi hijau antar-Lots.
Memindahkan Lot ke Warehouse lain
Section titled “Memindahkan Lot ke Warehouse lain”Untuk memindahkan seluruh Lot, pilih Move to another warehouse dari menu …, pilih Warehouse pada Move to, lalu klik Move lot. Stok tidak berubah dan riwayat mencatat pemindahan sebagai Moved.
Move to another warehouse muncul setelah Anda memiliki lebih dari satu Warehouse, dan hanya pada Lot yang belum selesai. Edit Lot menampilkan Warehouse Lot tetapi tidak mengubahnya; pemindahan adalah satu-satunya cara untuk mengubahnya.
Riwayat stok
Section titled “Riwayat stok”Tabel riwayat transaksi menampilkan setiap kejadian yang mengubah tingkat stok Lot, dengan tipe berikut:
| Type | Arti |
|---|---|
| Receipt | Pencatatan stok awal saat Lot dibuat |
| Roast | Konsumsi yang dicatat dari sebuah Batch |
| Roasted after finish | Roasting yang dicatat pada Lot setelah diselesaikan |
| Adjustment | Koreksi manual melalui Adjust stock |
| Closed | Baris yang mengembalikan Lot ke nol saat diselesaikan atau ditutup |
| Reopened | Baris penutupan yang dibatalkan saat Lot dibuka kembali |
| Transfer | Stok yang dipindahkan ke atau dari Lot lain melalui pemecahan |
| Moved | Lot dipindahkan ke Warehouse lain; stok tidak berubah |
| Reversal | Konsumsi roasting yang dikembalikan, misalnya saat memperbaiki Lot yang digunakan |
Kolom Reason menampilkan pilihan dan catatan yang Anda tulis. Baris yang dicatat sebelum alasan tersedia sebagai preset menampilkan teks seperti saat ditulis.
Dengan demikian, Anda memiliki audit trail lengkap tentang perpindahan stok dari waktu ke waktu.
Mengimpor dari spreadsheet
Section titled “Mengimpor dari spreadsheet”Jika Anda sudah melacak kopi hijau dalam spreadsheet, Anda dapat mengimpornya langsung tanpa menambahkan Coffee Lines dan Lots satu per satu.
Klik Import File pada layar Coffee lines untuk membuka wizard impor. Wizard ini memiliki empat langkah:
- Pick file — pilih file CSV, XLS, atau XLSX dari komputer Anda.
- Map columns — cocokkan header kolom file dengan field Rostoc. Tersedia preset Cropster jika file diekspor dari Cropster.
- Preview — tinjau data yang diparsing sebelum disimpan. Baris yang memiliki error akan ditandai.
- Import — Rostoc membuat Coffee Lines dan Lots berdasarkan data yang dipetakan.
Rostoc mencocokkan setiap baris dengan Coffee Lines yang sudah ada—berdasarkan source ID dalam file jika tersedia, atau berdasarkan nama, negara, dan proses. Menjalankan file yang sama lagi akan memperbarui data yang ada, bukan membuat data duplikat.
Warehouses
Section titled “Warehouses”Warehouse adalah lokasi penyimpanan fisik atau logis yang ingin Anda lacak—misalnya, “Main Store” atau “Sample Room”. Warehouse dikelola melalui Settings → Warehouses.
Menambahkan Warehouse
Section titled “Menambahkan Warehouse”Buka Settings → Warehouses, lalu klik Add Warehouse dan masukkan namanya. Setelah dibuat, Warehouse muncul sebagai pilihan saat Anda menambahkan, memecah, atau memindahkan Lot.
Warehouse membantu Anda mengetahui bukan hanya berapa banyak stok yang dimiliki, tetapi juga di mana lokasinya.
Menghapus Warehouse
Section titled “Menghapus Warehouse”Saat menghapus Warehouse yang berisi Lots, Rostoc menampilkan jumlahnya terlebih dahulu—misalnya, “3 lots in Main Store will no longer have a warehouse.” Lots tetap disimpan beserta stok dan riwayatnya, tetapi tidak lagi memiliki Warehouse.